Priročnost shranjevanja v oblaku olajša varnostno kopiranje datotek. Vendar če nekaj svojega časa ne boste vložili v urejanje tega prostora, lahko hitro nastane zmeda in težko boste poiskali datoteko, ki jo potrebujete. Morda boste za delo jutri potrebovali poročilo, ki ste danes urejali in shranili, vendar ga ne morete najti med vašimi 10.000 družinskimi fotografijami in drugimi dokumenti v oblaku. Zveni znano? Predstavljamo vam sistem, ki vam bo pomagal zmanjšati zmedo, ki je nastala v vašem prostoru v oblaku, ne glede na to, ali uporabljate Box, Google Drive, Dropbox, OneDrive ali drugo storitev. 1. Razvijte sistem poimenovanja map Urejanje prostora v oblaku pomeni razvoj datotečnega sistema in da se vse dokumente shrani na pravo mesto. Eden od načinov je lahko ta, da poimenujete vse svoje mape s sistemom, ki si ga boste zapomnili, na primer Datum_Vrsta_ImeMape. Označevalca „Datum“ in „ImeMape“ sta v svojem pomenu očitna; oznaka »Vrsta« se uporablja za pravilno ločevanje delovnih in osebnih datotek. Tu je primer, kako uporabljati ta sistem. Recimo, da imate nekaj sto digitalnih slik s svojega smučarskega potovanja 6. januarja 2018. Mapo za te fotografije lahko poimenujete "2018-1-6_Family_Ski_Trip." Če mape ustvarjate vedno po istem sistemu oz. sledite vedno istemu načinu poimenovanja map, boste veliko lažje spremljali vse, kar je v vašem oblaku za shranjevanje. Trik je v tem, da izberete sistem poimenovanja, ki deluje za vas, in ga nato uresničite.2. Ustvarite mape Vse glavne storitve za shranjevanje v oblaku omogočajo ustvarjanje map za shranjevanje datotek. V Google Drive-u lahko v zgornjem levem kotu kliknete gumb Novo in izberete Mapa ali kliknete z desno miškino tipko kjer koli v prostoru in izberete Novo mapo. Microsoft OneDrive deluje enako in tako naprej. 2. Začnite ustvarjati mape za različne vrste datotek. Tudi če imate na začetku preveč ohlapnih datotek, da bi lahko vse mape poimenovali že na začetku, vseeno ustvarite nekaj map, da lahko začnete urejati vaš prostor v oblaku. Obstajajo določene mape, ki jih boste uporabljali pogosteje kot druge, zato jim ne pozabite dodeliti vrednosti (če vaša shramba v oblaku vključuje to možnost). V Google Drive-u na primer z desno miškino tipko kliknite mapo in izberite Dodaj zvezdico.Če morate hitro najti to mapo (ali druge z zvezdicami), lahko na levi strani zaslona kliknete zvezdico. 3. Pričnite s premikanjem dokumentov Povlecite posamezne datoteke v dodeljene mape. Naenkrat lahko izberete več datotek, tako da držite Ctrl ali Command in kliknete vsako datoteko. Lahko pa pridržite Shift, kliknite na začetku skupine in nato še na koncu, da v velikem obsegu izberete vse datoteke v skupini. Nato jih preprosto povlecite v dodeljene mape. 4. Datotekam dodelite oznake Drug odličen način za sledenje datotek, preden jih shranite v mape, je dodeljevanje oznak. Z desno miškino tipko kliknite katero koli datoteko in izberite Lastnosti. Pri mnogih vrstah datotek, zlasti v sistemu Windows, obstajajo možnosti za dodajanje številnih dodatnih označevalcev, ki vam bodo pomagali indeksirati datoteke. Na primer, za dokument Microsoft Word, če pogledate zavihek Podrobnosti v pogovornem oknu Lastnosti, najdete razdelek z naslovom Opis. V tem razdelku lahko dodate naslov, zadevo, oznake, kategorije in komentarje. V ta razdelek lahko dodate številne oznake in ključne besede. Če jih dodate, bo Windows lažje poiskal datoteko, če boste ob iskanju iskali eno ali več dodeljenih oznak. 5. Ustvarite podmape Tudi potem, ko ustvarite mape v glavnem delu shrambe v oblaku in prestavite vse datoteke, je lahko notranjost map še vedno močno razvejana. Tu lahko uporabite podmape. Ustvarite podmape na enak način kot ste ustvarili mape v glavnem razdelku. Nato lahko datoteke premaknete v podmape in jih še lažje poiščete, ko jih potrebujete. Ne pozabite za podmape uporabiti istega sistema poimenovanja. Glede na to, koliko mesecev ali let nalagate datoteke v shrambo v oblaku, se vam urejanje le-te lahko zdi zastrašujoče opravilo. Samo sledite zgornjim korakom in v hipu boste dobili nadzor nad njim! RAZIŠČITE BOX REŠITVE ZA SHRANJEVANJE V OBLAKU Dodatni viri: Shranjevanje v oblaku za neprofitne organizacije
vir: Declutter Your Cloud: Organize Your Files in 5 Easy Steps by TechSoup Staff, January 9, 2018 Sledite nam na FB: https://www.facebook.com/techsoup.si/, https://www.facebook.com/MeetAndCodeSlovenija/ in na Twitterju: @MajaTechsoup, @techsoupslo
0 Comments
Leave a Reply. |
AvtorTechSoup Slovenija - računalniška licenčna programska oprema ter storitve v oblaku pod ugodnimi pogoji za nevladne neprofitne organizacije in knjižnice Arhiv
June 2020
Kategorije |