Kako enostavno poiskati datoteke, bolje sodelovati, uporabljati e-podpise in povečati varnostNi dvoma, da so digitalni dokumenti v produktivnosti napredovali s superhitrostjo od prvih različic programske opreme za obdelavo besedil. Deset let kasneje se zdi, da skoraj vse ne obstaja le v digitalni obliki, ampak tudi zunaj naših prenosnih računalnikov in namiznih računalnikov - v oblaku.  Svet v oblaku, je svet, v katerem živimo danes. Ta svet nam dovoljuje raven sodelovanja, varnosti, mobilnosti in produktivnosti, ki se nikoli ni zdel možen. Toda z več rešitvami, ki so nam na voljo, smo prav tako postavljeni pred izziv, kako učinkovito uporabjati ta orodja. In to je lahko zastrašujoča naloga za nevladne organizacije, ki se osredotočajo predvsem na uresničevanje lastnega poslanstva. Oglejmo si nekaj strategij za učinkovito upravljanje digitalnih dokumentov, skupaj z nekaterimi orodji, ki so na voljo vaši nevladni organizaciji. Verjetno že uporabljate orodja v oblakuČe ste kdaj prenesli datoteko v splet, da bi jo lahko prenesli in pogledali drugi, ste uživali v prednostih shranjevanja dokumentov v oblaku. Pravzaprav je shranjevanje datotek v oblaku postalo tako običajno in uporabniku prijazno, da to verjetno že počnete ves čas. Na voljo so vam številne rešitve za shranjevanje v oblaku, vključno z aplikacijami Google Drive, Microsoft SharePoint Online in Adobe Document Cloud (DC). Google Drive (del G Suite) Google Drive je priljubljen način za organizacije in posameznike za shranjevanje, skupno rabo in sodelovanje pri dokumentih in predstavitvah na spletu. Je ključni del zbirke G Suite, ki vključuje Google dokumente, preglednice, diapozitive in drugo. Vsak posamezni uporabnik lahko shrani do 30 GB dokumentov (vključno s fotografijami) med Gmailom in Google Drive. Microsoft SharePoint Online SharePoint Online je platforma za sodelovanje v oblaku, ki omogoča vzpostavitev intraneta med zaposlenimi in ustvarjanje prostorov za shranjevanje in dostop do dokumentov (tako znotraj kot zunaj). SharePoint Online je del paketa Office 365 in se brez težav integrira v Microsoft Word, Excel in PowerPoint. Organizacije lahko dostopajo do največ 1 TB prostora za shranjevanje na uporabnika. Adobe Document Cloud (DC) - Acrobat Pro DC Adobe Acrobat Pro DC vam ponuja najnovejšo različico programa Acrobat in prednosti Adobe Document Cloud (DC). Adobe DC vam omogoča shranjevanje in pošiljanje datotek na spletu, ponuja pa tudi funkcije, ki omogočajo e-podpise, sledenje dokumentom in še več. Adobe Acrobat Pro DC se zelo dobro integrira z Microsoft Wordom, kar olajša pretvorbo Wordovih dokumentov v dokumente, ki jih je mogoče urejati, in obratno. Čeprav se ti trije programi v oblaku razlikujejo po obsegu, namenu uporabe in funkcijah, so vse rešitve uporabne za shranjevanje in upravljanje dokumentov na spletu. Mnoge organizacije do neke mere uporabljajo kombinacijo vseh treh. Kako lahko najhitreje poiščete shranjene datoteke? Ne glede na to, katero programsko opremo uporabljate, je pomembno razviti skladen sistem poimenovanja za vse datoteke. Pristopi k temu se razlikujejo, toda za kateregakoli se odločite, nadaljujte z njim. Primer za to je naslednja oblika: DATE_TITLE_AUTHOR. Tukaj je primer datoteke, imenovane kot take: 20180815_An Amazing Blog Post_SJ Ta sistem je še posebej koristen, ker bo samodejno razvrščal datoteke po datumu. Poleg tega bodite pozorni na mape in podmape. Ne bodite preširoki - ali preveč specifični. Lažje kot ljudje navigirajo po spletnem pomnilniku, bolje je, ker se ta enostavna navigacija prevede v povečano produktivnost in zmanjšan nered. Upravljanje sodelovanja v oblaku Ena od najboljših lastnosti upravljanja dokumentov v oblaku je zmožnost sodelovanja pri enem samem dokumentu od koderkoli na svetu. Ne glede na to, katero oblačno rešitev uporabljate, je vedno vgrajena funkcija za urejanje, komentiranje in skupno rabo vsega, kar delate - iz katere koli naprave. Adobe Acrobat Pro DC je zmogljivo orodje za ustvarjanje in urejanje dokumentov PDF. Ustvarite lahko na primer dokument in ga delite s celotno skupino ljudi, kar omogoča več pregledovalcem, da vidijo in gradijo na komentarjih drugih - vse s samo eno povezavo, ki ji je mogoče slediti. Ko sodelavci delajo na dokumentu, lahko več pregledovalcev pusti komentarje, omeni uporabnike ali preprosto preišče dokument. Pravzaprav lahko v postopku sodelujejo tudi posamezniki brez programa Acrobat Pro DC. Kot lastnik dokumenta boste prejeli posodobitve v realnem času, ko bodo datoteke odprte, komentirane ali dokončane. Če niste pripravljeni na skok v oblak, lahko še vedno naredite majhen korak k temu. Prepričajte se, da uporabljate sinhronizacijski sistem - na primer SharePoint -, da naložite vse vaše lokalne datoteke v oblak za dodatno zaščito in dostop. Upoštevajte, da je v oblaku pomembno, da ste pozorni na to, kako imenujete dokumente za namene sodelovanja. Če je dokument opravil celoten krog popravkov, je pogosto najboljša praksa, da ga kopirate, preimenujete in ga delite z isto skupino ljudi. Uporabite e-podpise za povečanje učinkovitosti Tukaj je znan scenarij: Prejmete e-poštno sporočilo s priloženim obrazcem, ki zahteva podpis. Obrazec prenesete, ga natisnete, podpišete, optično preberete ali fotografirate in ga pošljete nazaj kot lastno prilogo. Čeprav je ta rutina vsekakor izboljšanje od čakanja na obrazce, ki bodo poslani s poštno službo, je to še vedno neznosen in okoren postopek. Rešitev? Uporabite e-podpise. Adobe Acrobat Pro DC med drugim ponuja tudi funkcijo e-podpisa z uporabo e-podpisov in pošiljanja ter sledenja storitev, ki so vključene v Acrobat Pro DC. Ustvarite dokument PDF ali obrazec, označite mesto podpisa in ga pošljite prejemniku. Ta oseba lahko nato dokument podpiše preko prenosnega ali namiznega računalnik, pametnega telefona ali tabličničnega računalnika. Prav tako lahko spremljate, kdo je podpisal, izpolnite in vrnete dokument v realnem času. Če uporabljate Office 365, ne pozabite izkoristiti prednosti integracij programa Acrobat Pro DC s programi, kot so Word, PowerPoint, SharePoint in Outlook. Povečajte varnost z nastavitvami dovoljenj Upravljanje digitalnih dokumentov v oblaku nudi zanesljiv nadzor nad tem, kdo ima dostop do datotek, kot tudi dovoljenja za njihovo urejanje ali spreminjanje po prejemu. Ta funkcionalnost je še posebej pomembna pri pošiljanju ali sodelovanju na občutljivem gradivu. Adobe Acrobat Pro DC ponuja številne možnosti varnostnih nastavitev za datoteke PDF, ko jih ustvarite. Če želite na primer preprečiti urejanje ali kopiranje datoteke, ki jo pošljete, lahko na primer kliknete Omeji urejanje. Če datoteko ustvarjate neposredno v programu Acrobat Pro DC, lahko izberete Objavi občutljive informacije. Ta ukrep bo določil različne omejitve, vključno z možnostjo redigiranja informacij, zaščite z geslom in prepovedi kopiranja in urejanja. Lahko celo nadzorujete, ali je mogoče PDF natisniti. Če uporabljate aplikacije za produktivnost v G Suite (kot so dokumenti, listi in diapozitivi), lahko omejite tudi dostop. Uporabite nastavitve skupne rabe, da nadzirate, kdo lahko gleda in kdo lahko ureja. Prav tako lahko omejite dostop na ljudi samo v vaši organizaciji. Aplikacije v storitvi Office 365 (kot so Word, Excel in PowerPoint) omogočajo tudi široko paleto nastavitev dostopa, prav tako kot SharePoint. Vsaka ponuja možnosti za skupno rabo tako znotraj (z drugimi, ki imajo Office 365 v vaši organizaciji), kot tudi navzven. Prav tako lahko katerikoli Wordov dokument pripnete samo za branje in nadzorujete, ali je določen dokument mogoče prenesti iz SharePointa. Poleg tega Office 365 ponuja dodatne varnostne funkcije, ki samodejno iščejo občutljive podatke in osebne podatke. Prav tako lahko zagotovi preglede, s katerimi se zagotovi, da je souporaba namerna, da se prepreči naključno širjenje občutljivih informacij, kot so kreditne kartice donatorjev in identiteta uporabnikov. Pridobite s premikom na upravljanje dokumentov v oblaku Svet hitro prenaša informacije v oblak in ta premik je prinesel izjemne izboljšave v načinu upravljanja dokumentov na spletu. Nobenega dvoma ni, da je aplikacij toliko, da je težko vse poznati in razumeti, kaj ponujajo. Vzemite si nekaj časa za razumevanje nekaterih osnovnih orodij, ki so vam že na voljo in pomagalo vam bo, da boste hitreje naredili več stvari. To pomeni, da lahko porabite manj časa za sledenje popravljenim dokumentom in se vrnite k resnično pomembnemu: k delu, ki izpolnjuje cilje vaše organizacije. Dodatni viri: Upravljanje digitalnih dokumentov za nevladnene organizacije
Vir: www.techsoup.org (Stephen Jackson - September 18, 2018: The Nonprofit's Guide to Managing Documents in the Cloud Effectively)
Prevod in priredba besedila (translation of the article): Zavod MISSS - TechSoup Slovenia
0 Comments
Leave a Reply. |
